Compensation Pay Range: $0.00-$0.00 Summary: Please send your resume with a cover letter to Lisa Albrecht at lalbrecht@cheo.on.ca with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please. JOB DESCRIPTION Posting # - RI-25-029 Posting Period – May 30 to June 13, 2025 POSITION: Clinical Research Coordinator 360 Concussion Care Clinic, Toronto location New Position TERM: Full time, 1.0 FTE 1 year contract, with possibility of renewal SALARY: Commensurate with skills and experience REPORTS TO: Manager, TRANSCENDENT Concussion Research Program Director, TRANSCENDENT Concussion Research Program Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond. CHEO RI has an immediate requirement for a Research Coordinator. PLEASE NOTE: This position is based out of the satellite Toronto 360 Concussion Care clinic location with periodic travel to clinic sites in Burlington and Ottawa. It is NOT based out of the CHEO hospital itself and is not located in Ottawa. We are looking for a highly motivated Clinical Research Coordinator that will be involved in the day-to-day activities involved in the conduct of concussion research. This position may begin as hybrid but will be in-person at the clinic daily. There is no compensation for costs associated with travel/commute/parking. Specific hours may vary slightly from day to day based on clinic schedule (typically 7:30 a.m. - 3:30 p.m.). MAIN RESPONSIBILITIES Under the general supervision of the TRANSCENDENT Concussion Research Program manager, the Clinical Research Coordinator will: Be responsible for patient recruitment including screening and obtaining informed consents, Be responsible for conducting intake encounters with patients ahead of seeing the physician (this includes obtaining vitals, conducting balance tests, and completing questionnaires with the patient), Be responsible for data entry and data integrity, Collect follow-up data, Be responsible for the collection, scoring, and coding of research information, Be responsible for the creation and maintenance of research files according to study guidelines, Assist as needed with other administrative duties related to ongoing research and clinical operations, Administration and coordination of day-to-day operation of research studies and/or clinical trials Training and supervision of other staff and research trainees, Ensuring effective coordination of recruitment, screening, obtaining informed consent, and visit scheduling, Collection, processing, and compiling of research data, and samples (following strict protocol and detailed instructions), Creation of data forms, and entry of data accurately and efficiently into the database and other systems (eCRF), Executing routine verification and quality control, ensuring data integrity and consistency with study protocol, Organize and maintain project files, study documents, participant records, and research databases, Assist in the preparation of progress reports, research grant applications, presentations, peer-reviewed research papers, and other administrative duties as required, Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety. Perform other related duties as assigned by supervisor. QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES College or University undergraduate degree in a health-related field (essential), Minimum 2 years of research experience (essential), Understanding of research design, procedures, guidelines and standards governing clinical research including Personal Health Information Protection Act (essential), Data management experience (essential), Excellent communication (verbal and written), interpersonal and organizational skills (essential), Demonstrated collegiality, professionalism and team skills (essential), Demonstrated initiative, flexibility, and ability to work independently (essential),Experience working in a clinical environment and interacting with patients (preferred) WORKING CONDITIONS Working on-site at Toronto 360 Concussion Care location, Able to be flexible with working hours to accommodate clinic schedule, Able to work in a dynamic often hectic environment and be able to multi-task, Able to share information in an effective and collaborative manner, Able to be creative, challenge and demonstrate initiative to generate improvements. OTHER REQUIREMENTS Eligible to work in Canada; Compliance with CHEO RI’s Universal COVID-19 Vaccination Policy; and Police Record Check. TO APPLY Please send a complete CV and cover letter to Lisa Albrecht, by email to: lalbrecht@cheo.on.ca. The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at researchhr@cheo.on.ca. The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process. Worksite, unless otherwise indicated, will be 360 Concussion Care (40 Holly St, Toronto). Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted. DESCRIPTION DE POSTE Numéro d’affichage – RI-25-029 Période d’affichage – du 30 mai au 13 juin, 2025 POSTE: Coordonnateur.rice de recherche clinique Clinique 360 Concussion Care, Toronto Nouveau poste DURÉE:Temps plein (1,0 ETP) Contrat d’un an, avec possibilité de renouvellement SALAIRE: Proportionnel aux compétences et à l’expérience POSTE RELEVANT DE: Gestionnaire, programme de recherche TRANSCENDENT Directeur.trice, programme de recherche TRANSCENDENT L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (« IR du CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l’Université d’Ottawa. Nous reconnaissons qu’Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de cette Nation vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. L’IR du CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. Le CHEO est un établissement et un milieu de travail que nous chérissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivité. L’IR du CHEO vise à créer de nouvelles connaissances et de nouvelles données probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial à nos enfants. Notre mission, à l’IR du CHEO, est de réunir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivité et ailleurs. L’IR du CHEO a immédiatement besoin d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de la recherche. REMARQUE: La ou le titulaire de ce poste travaillera à la clinique satellite 360 Concussion Care située à Toronto, et devra périodiquement se déplacer aux cliniques situées à Burlington et à Ottawa. La personne titulaire de ce poste ne travaillera PAS à l’hôpital du CHEO elle-même et ne travaillera pas à Ottawa. Nous sommes à la recherche d’une ou d’un coordonateur.rice de recherche clinique hautement motivé.e qui participera aux activités quotidiennes de recherche sur les commotions cérébrales. La personne titulaire de ce poste peut commencer selon le modèle de travail hybride, mais devra travailler quotidiennement en personne à la clinique. Il n’y a pas d’indemnité pour les coûts associés aux déplacements et au stationnement. Les heures précises de travail peuvent varier chaque jour selon l’horaire de la clinique (habituellement de 7 h 30 à 15 h 30). PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Sous la supervision générale de la ou du gestionnaire du programme de recherche TRANSCENDENT, la ou le coordonnateur.trice de recherche clinique devra: Être responsable du recrutement des patient.es, notamment de la sélection et de l’obtention de leur consentement éclairé; Être responsable du processus d’intégration des patient.es avant leur rencontre avec la ou le médecin (cette tâche comprend la prise des signes vitaux, le test d’équilibre et les questionnaires à remplir); Être responsable de la saisie et de l’intégrité des données; Recueillir des données de suivi; Être responsable de la collecte, de la notation et du codage de l’information obtenue lors de la recherche; Être responsable de la création et de la tenue des dossiers de recherche conformément aux lignes directrices de l’étude; S’acquitter d’autres tâches administratives liées à la recherche et aux activités cliniques en cours, au besoin; Administrer et coordonner le fonctionnement quotidien des études de recherche ou des essais cliniques; Assurer la formation et la supervision d’autres membres du personnel et des stagiaires de recherche; Assurer une coordination efficace du recrutement, de la sélection, de l’obtention du consentement éclairé et de la planification des visites; Recueillir, traiter et compiler des données de recherche et des échantillons (en suivant un protocole strict et des instructions détaillées); Créer des formulaires de données et saisir des données de manière précise et efficace dans la base de données et d’autres systèmes (eCRF); Effectuer la vérification régulière et le contrôle de la qualité, tout en assurant l’intégrité des données et leur concordance avec le protocole d’étude; Organiser et tenir à jour les dossiers de projet, les documents d’étude, les dossiers des personnes participantes et les bases de données de recherche; Contribuer à la préparation de rapports d’étape, de demandes de subventions de recherche, de présentations, de documents de recherche examinés par des pairs, et accomplir d’autres tâches administratives, au besoin; Exécuter le travail conformément aux dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et des règlements connexes, ainsi qu’à toutes les politiques et procédures en matière de santé et de sécurité au travail de l’organisme et des différents services du CHEO. Effectuer des tâches connexes assignées par la personne responsable de la supervision. QUALIFICATIONS, COMPÉTENCES ET APTITUDES Diplôme collégial ou universitaire de premier cycle dans un domaine lié à la santé (essentiel) Au moins deux ans d’expérience de recherche (essentiel) Compréhension de la conception, des procédures, des lignes directrices et des normes régissant la recherche clinique, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (essentiel) Expérience de la gestion des données (essentiel) Excellentes aptitudes en communication (orale et écrite) et en relations interpersonnelles et organisationnelles (essentiel) Esprit de collégialité, esprit d’équipe et professionnalisme avérés (essentiel) Sens de l’initiative, souplesse et capacité manifeste à travailler de façon autonome (essentiel); expérience professionnelle dans un environnement clinique et d’interaction avec les patient.e.s (un atout) CONDITIONS DE TRAVAIL Travail sur place à la clinique 360 Concussion Care située à Toronto; Capacité à faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de travail en fonction de l’horaire de la clinique; Capacité à travailler dans un environnement dynamique et souvent mouvementé, et à mener plusieurs tâches de front; Capacité à transmettre de l’information de manière efficace et collaborative; Capacité de faire preuve de créativité et d’initiative ainsi que de relever des défis pour générer des améliorations. AUTRES EXIGENCES Autorisation de travailler au Canada Respect de la politique universelle de vaccination contre la COVID?19 de l’IR du CHEO Vérification du casier judiciaire POUR POSTULER Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de présentation à Lisa Albrecht, par courriel à l’adresse suivante : lalbrecht@cheo.on.ca. L’IR du CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès, qui prise les divers points de vue et qui aide les gens à être eux-mêmes. Nous avons pris l’engagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche, et nous accueillons favorablement les demandes provenant de l’ensemble des candidates et candidats qualifiés. Conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, les personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi peuvent envoyer un courriel à ce sujet aux Ressources humaines à l’adresse researchhr@cheo.on.ca. L’IR du CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, notamment la recherche, l’éducation et l’avancement professionnel, les partenariats avec les patientes et patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l’importance aux perspectives et aux cheminements de carrière diversifiés et non traditionnels, et aux compétences comme la résilience, la collaboration et l’établissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorités racisées, d’Autochtones, de personnes vivant avec un handicap, de personnes ayant des orientations sexuelles et des identités de genre minoritaires, ainsi que d’autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour collaborer de façon productive auprès de diverses communautés. L’IR du CHEO n’utilise pas l’intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection. Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situé à la clinique 360 Concussion Care (40 rue Holly, à Toronto). Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions l’ensemble des candidates et candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue. CHEO is much more than a hospital. Our commitment to outstanding care and continued development impacts every part of a child and youth's health and well-being. We play a crucial role in building a healthy future for our community. Working at CHEO means a rewarding career. A career at CHEO provides a: competitive salary and comprehensive benefits package unique culture that fosters dedication, communication, respect and teamwork place where your opinions will be respected, contributions valued and your initiatives rewarded family-friendly environment that supports you and your own family, as well as the children, youth and families we serve chance to grow — personally and professionally — through our comprehensive orientation program and on-the-job learning support for continued education and learning potential for a relocation reimbursement benefit truly unique work environment We are redefining what it means to be a hospital. Exceptional and integrated care is what families, children and youth deserve. We are committed to partnering with them and the community to provide this care — where, when and how it’s needed. CHEO continues to be selected by local, national and international competitions showcasing employers who lead their sector in offering exceptional workplaces for their employees. For the eleventh time, CHEO has been recognized as one of the National Capital Region’s Top Employers. We are among a select group of organizations at the forefront of their respective industries who offer exceptional places to work. We were given this honour based on our outstanding: workplace atmosphere benefits employee communications training and skills development community involvement
